ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве  Ассоциации «Совет муниципальных образований Ставропольского края»

1. Общие положения

         1.1. Архив Ассоциации «Совет муниципальных образований Ставропольского края» (далее – архив) обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образовавшихся в деятельности Ассоциации «Совет муниципальных образований Ставропольского края»  (далее - Совет).

1.2. Документы Совета, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации, являются государственной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение в государственное казенное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (далее – ГКАУ «ГАНИСК») после истечения сроков их хранения, определенных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Законом Ставропольского края от 28.07.2005 № 35-кз «Об архивном деле в Ставропольском крае», нормативно - методическими документами в области архивного дела и делопроизводства, а также  данным Положением.

2. Основные задачи и функции архива

2.1. Основными задачами архива являются:

2.1.1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 3  Положения;

2.1.2. учёт, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве, создание научно-справочного аппарата к документам архива;

2.1.3. подготовка и своевременная передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в ГКАУ «ГАНИСК» после истечения временного срока хранения (10 лет) в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»;

2.2. В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:

2.2.1. осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Совета, и других архивных документов в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и ежегодно представляет паспорт архива в ГКАУ «ГАНИСК»;

2.2.2. проводит проверку наличия и состояния документов (не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение);

2.2.3. организует розыск недостающих документов, выявленных при проведении проверки наличия;

2.2.4. создаёт, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКАУ «ГАНИСК»;

2.2.5. проводит экспертизу ценности и упорядочение документов, составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Совета и ЭПК комитета Ставропольского края по делам архивов.

2.3. Организует использование документов:

2.3.1. предоставляет по письменным запросам заявителей, в том числе полученным по электронной почте, оформленные в установленном порядке архивные справки или копии, выписки архивных документов (в том числе в форме электронных документов), связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, без подтверждения гражданами права на получение данных сведений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2.3.2. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве          Совета.

3. Состав документов архива

3.1. Архив хранит:

3.1.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Совета, документы по личному составу, документы организаций-предшественников;

3.1.2. научно-справочный аппарат к документам.

4. Ответственность архива

4.1. Ответственный за архив совместно с руководством Совета несёт ответственность за:

4.1.1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

4.1.2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;

4.1.3. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Российской Федерации.